• Pahamkan ASN arti pentingnya arsip
Malang, SERU.co.id – Data dokumen yang tercatat di suatu lembaga pemerintah menjadi tanggung jawab masing-masing OPD. Nantinya, data tersebut menjadi arsip vital, yaitu informasi yang terekam, baik dalam bentuk media kertas maupun non-kertas yang sangat penting di kemudian hari sebagai catatan bukti riwayat.
“Arsip vital memiliki peranan penting dalam melindungi hak kepentingan organisasi, instansi dan perseorangan atau pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Oleh karena sifatnya sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan khusus, terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak,” ungkap Walikota Malang, H. Sutiaji, saat membuka Sosialisasi Penyelamatan Arsip Vital OPD Tahun 2020 di Ruang Pinus Hotel Savana Malang, Selasa (18/2/2020).
Acara yang diinisiasi oleh Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah dan diikuti oleh 100 orang fungsional arsip OPD dan kelurahan ini sebagai pemahaman dan pemantapan kepada ASN Pemerintah Kota Malang terhadap pentingnya penyelamatan arsip vital di masing-masing Perangkat Daerah. Selain dibuka oleh Walikota Malang Sutiaji, juga menghadirkan pembicara dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jatim, Tidor Arif T Djati.
“Kelemahan kita, adalah kurang tertibnya administrasi di masing-masing OPD. Dalam artian surat menyurat yang masuk ke OPD seringkali tidak tersimpan dan sulit di lacak keberadaannya. Sehingga jika suatu saat dibutuhkan maka akan sulit dicari,” papar Sutiaji, didampingi oleh Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, Suwarjana dan Kepala Dinas Kominfo, Tri Widyani Pangestuti.
Upaya penyelamatan arsip vital yang dilakukan mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya, seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan, dan lainnya. Selain itu, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah.
Ditambahkan pria berkacamata ini, nantinya ada investor big data center menggunakan Artificial Intelegensia. Investasi perusahaan yang disebut Silver ini senilai Rp 2,5 Triliun, dimana perusahaan tersebut akan berkantor di kawasan Kedungkandang. “Kalau biaya sendiri itu mahal, nah Silver yang siap menyediakan big data tersebut. Sebelum itu, SDM harus ditata dulu,” jelas Sutiaji, kepada SERU.co.id.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah, Suwarjana menjelaskan, perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan arsip vital dapat dilakukan dengan cara pengolahan arsip vital yang terprogram secara sistematis, mulai identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.
“Selain memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada perangkat daerah terkait penyelamatan arsip vital organisasi perangkat daerah, kegiatan ini digelar juga sebagai daya dorong bagi perangkat daerah untuk berupaya meningkatkan dan menyempurnakan sistem kearsipan, serta perhatian yang maksimal agar keberadaan arsip dapat berfungsi sebagaimana mestinya serta berdaya guna dan berhasil guna,” beber Suwarjana.
Dijelaskan Suwarjana, pihaknya mengajak OPD memberikan kepercayaan kepada Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah dalam penanganan arsip OPD. Nantinya, arsip akan digitalisasikan melalui scan dokumen dan disimpan dalam software. Selain itu, arsip asli bisa diserahkan kepada Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah untuk disimpan dengan baik.
“Kami juga siap mengajarkan bagaimana menangani dan memelihara arsip. Selain ada aturan kode, bagaimana arsip digitalisasikan, mengantisipasi arsip dari ngengat, dan lainnya. Rencananya, arsip akan dibuat sistem terintegrasi pada 2021 sejalan Kota Malang sebagai Smart City. Sehingga tiap OPD bisa mengakses sesuai kebutuhan,” tandas Suwarjana. (rhd)
