Malang, SERU.co.id – Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang gelar Lomba Kearsipan Perangkat Daerah. Dari 28 peserta Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemkot Malang, tersisa 6 (enam) nominator OPD bersaing mengikuti babak final, Rabu (10/7/2024).
Kepala Dispussipda Kota Malang, Ir. Yayuk Hermiati MH mengatakan, Dispussipda sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) mempunyai tugas dan fungsi melakukan pembinaan dan pengelolaan arsip. Salah satunya, Lomba Kearsipan Perangkat Daerah yang menyisakan 6 nominator di babak final. Di antaranya Dispendukcapil, Disporapar, BKAD, Dinsos P3AP2KB, Dispussipda dan BKPSDM.
“Upaya ini untuk meningkatkan nilai Dispussipda Kota Malang dan OPD lainnya menjelang pengawasan di awal bulan Agustus. Harapannya melalui lomba, bukan hanya nilai yang dicapai, namun menghasilkan informasi akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kepada publik. Nantinya, OPD yang menang tetap melakukan peningkatan dan pengembangan berkelanjutan, sehingga bisa menjadi studi tiru OPD lainnya,” seru Yayuk, sapaan akrabnya, ditemui di Hotel Savana, Rabu (10/7/2024).
Selain itu, upaya ini untuk meningkatkan nilai Dispussipda Kota Malang bisa naik, dari BB minimal mencapai nilai A atau memuaskan. Dimana OPD lainnya sama-sama meningkatkan kualitas pengolahan arsipnya, sehingga memudahkan pencarian data dan informasi yang dibutuhkan.
“Meski kadang sudah merasa bagus, namun belum tentu sesuai kaidah kearsipan yang baik dan benar. Sebagaimana anekdot, arsip dipandang sebelah mata ketika tidak ada masalah, namun ketika ada masalah justru arsip akan dilihat kesalahannya,” imbuh Yayuk.
Dari babak final, OPD pemenang, di antaranya:
– Juara I diraih Dispussipda Kota Malang,
– Juara II diraih Dispendukcapil,
– Juara III diraih BKAD
– Harapan I diraih Dinsos P3AP2KB,
– Harapan II diraih BKPSDM.
– Harapan III diraih Disporapar.
Dalam Lomba Kearsipan Perangkat Daerah ini, menghadirkan 3 dewan juri, baik dari Dispersip Jatim dan akademisi. Di antaranya:
– Sub Koordinator Pemberdayaan dan Pengawasan Kearsipan Dispersip Jatim, Dra Siti Nurul Inayati MM,
– Arsiparis Ahli Madya Dispersip Jatim, Ratna Milasari SE MM,
– Ketua Program Studi D4 Pengelolaan Arsip dan Informasi Polinema, Dr Farika Nikmah SSos MAB.
Sub Koordinator Pemberdayaan dan Pengawasan Kearsipan Dispersip Jatim, Dra Siti Nurul Inayati MM mengatakan, penilaian arsip sangat diperlukan. Dispussipda Kota Malang masih belum maksimal dari 38 daerah Kota dan Kabupaten di Jatim. Sehingga upaya ini dapat membantu Dispussipda Kota Malang mengejar ketertinggalan dari 9 Kota dan Kabupaten di Jatim yang telah meraih nilai AA.
“Saat ini, Dispussipda Kota Malang meraih nilai BB. Harapannya mendorong naik minimal nilai A atau memuaskan, meski harapan maksimal AA sangat memuaskan bisa saja tercapai,” ucap Ketua Dewan Juri ini.
Disebutkannya, poin penilaian 6 nominator OPD tersebut berdasarkan beberapa kriteria. Di antaranya:
– presentasi oleh Sekretaris Dinas.
– penguasaan materi.
– ketepatan waktu presentasi.
– inovasi ke arah kearsipan, misal QR code terkait arsip dan lainnya.
– hasil visitasi 6 nominator.
Senada, Dr Farika Nikmah SSos MAB menyampaikan, dirinya bertugas memberikan penilaian presentasi hasil kerja di masing-masing OPD. Farika membeberkan, sifat dari kearsipan perbaikannya keberlanjutan, karena proses menjadi baik tidak bisa berhenti, perlu terus ada pendampingan dan evaluasi.
“Pengelolaan arsip sendiri bersifat dinamis, setiap saat ada perubahan dan aturan baru, lantaran menyesuaikan perkembangan masyarakat. Apalagi saat ini menuju digitalisasi arsip, maka OPD perlu pengetahuan untuk perkembangan arsip sesuai tuntutan revolusi industri. Memang tak bisa ditampik, digitalisasi arsip tersebut berawal dari tata kelola arsip manual yang baik,” tandasnya. (rhd)
