Jakarta, SERU.co.id – Salah satu ekspektasi terbesar seorang pengusaha UMKM adalah bagaimana menjadikan bisnis atau usahanya bisa autopilot. Mereka (pengusaha UMKM) banyak terpengaruh oleh jargon-jargon para trainer atau konsultan bisnis yang sering didengar “Bisnis Jalan, Ownernya Jalan-jalan”.
Bila Jargon ini hanya dipahami dan ditelan mentah-mentah oleh owner UMKM, maka bisa berbahaya tidak hanya untuk bisnis tapi juga untuk ownernya. Jika autopilot yang diinginkan adalah tanpa campur tangan sama sekali dari owner dan owner hanya tinggal menerima laporan setiap bulan, maka akan sangat sulit diwujudkan.
Konsep autopilot yang ideal yang bisa dicapai oleh owner adalah bagaimana mereka tidak lagi terlibat di “day to day operation”, owner bisa memantau jalannya bisnis dari mana saja dan kapan saja serta bisa mengontrol biaya secara berkala dengan akurat.
Menurut Pakar Human Capital Management, Budi Santoso, untuk menciptakan bisnis yang autopilot dengan benar, diperlukan upaya, persiapan dan investasi yang tidak sedikit. Masalahnya banyak pemilik UMKM yang ingin autopilot tapi tidak berani melakukan ivestasi, sehingga keinginan ini tidak bisa diwujudkan. Lantas apa saja yang perlu dilakukan untuk menyiapkan binis menjadi autopilot?
“Lakukan lima hal ini agar bisnis UMKM anda bisa autopilot,” seru Head of HR People Services Rentokil Initial Indonesia ini.
Baca juga: Trend Keluh Kesah Attitude Gen Z di Dunia Kerja, Sesulit Itukah?
Budi, begiru sapaannya menyebutkan, yang pertama mengidentifikasi proses-proses inti dan kunci yang ada di dalam bisnis. Secara umum, proses-proses inti ini berada di empat bagian penting dalam bisnis. Yaitu managemen people (SDM), operasional yang mencakup semua proses produksi atau pelayanan mulai dari awal sampai akhir, marketing dan sales, dan terakhir adalah pencatatan keuangan.
“Tidak hanya identifikasi proses, tetapi selanjutnya harus menyusun prosedur dan sistem managemen yang efektif dan terintegrasi untuk masing-masing proses di setiap empat bagian inti tersebut. Disini perusahaan perlu membuat peta proses bisnis, SOP dan juga alat managemen lain yang diperlukan,” ungkapnya.
Menurut Budi, yang kedua adalah membuat struktur organisasi dan pembagian peran yang jelas dalam perusahaan. Ini sangat penting untuk memperjelas accountability dan responibility. Sederhananya, perusahaan harus memiliki kejelasan siapa bertugas melakukan apa dan bertanggung jawab terhadap apa.
“Hal ini seringkali diabaikan dan dianggap sepele, sehingga sering terjadi kesimpangsiuran dan ketidakjelasan yang bisa mengakibatkan kerugian materiil. Parahnya ketidakjelasan ini bisa mengakibatkan keresahan dan hilangnya trust antar karyawan,” tutur pria murah senyum ini.
Ketiga, menurut Budi, adalah berani melakukan investasi untuk sistem IT dan otomatisasi. Sistem IT dan otomatisasi ini akan mempercepat proses bisnis, meminimalkan human error, dan yang terpenting memudahkan owner untuk memantau dari mana saja dan kapan saja. Ini juga akan memudahkan owner mengambil keputusan bisnis dengan cepat.
“Contoh kecil dari sistem IT dan otomatisasi ini adalah sistem kasir di sebuah rumah makan yang tidak hanya mencatat transaksi secara akurat. Tapi juga bisa menghasilkan laporan dan bisa diakses secara real time oleh owner melalui internet,” jelas pria penggemar wisata kuliner ini.
Yang keempat, rekrut orang-orang yang tepat untuk menjalankan tugas dan menduduki posisi yang ada. Ini adalah aspek terpenting yang harus dilakukan. Karena sebaik apapun sistem, tools dan metode jika tidak dijalankan oleh orang-orang yang tepat tidak akan berjalan dengan efektif.
“Rekrutlah orang-orang yang memenuhi setidaknya tiga kriteria dari sisi pengetahuan dan keterampilan, pengalaman dan perilakunya. Buatlah sistem perekrutan, pengembangan dan penggajian yang sesuai untuk bisnis Anda agar SDM yang dimiliki bisa berkontribusi maksimal,” imbuh Founder Exora Learning ini.
Yang terakhir, menurut Budi, buatlah sistem komunikasi yang efektif dan berkala untuk memastikan visi Anda sebagai owner dipahami dengan baik oleh semua tim. Lakukan monitoring dan evaluasi berkala dengan disiplin untuk memantau perkembangan, mengantisipasi masalah yang berpotensi muncul, dan melakukan tindakan korektif secara cepat jika terjadi permasalahan. Jangan meninggalkan bisnis Anda tapi rawatlah.
“Mungkin kelima hal tersebut terlihat susah, tetapi jika owner mengetahui bagaimana cara melakukannya maka semua bisa dilakukan secara bertahap. Namun jika owner tidak memiliki cukup waktu atau kompetensi, langkah yang paling rasional adalah dengan meminta bantuan seorang konsultan bisnis,” pungkasnya. (dik/ono)
